Qualifizierungsmanagement leicht gemacht

Was ist Qualifizierungsmanagement in der Logistikbranche?

Qualifizierungsmanagement in der Logistik beschreibt die rechtlichen Verfahren und den Austausch von Papieren zwischen Transporteuren und Spediteuren. Spediteure müssen die EU-Vorschriften in der Logistik einhalten. Deshalb müssen sie nachweisen und sicher sein, dass alle ihre Logistikpartner (Transporteure und Transportunternehmen) die Gesetze und Vorschriften einhalten. Im Allgemeinen verlangen Spediteure von potenziellen Transporteuren die Vorlage so genannter Qualifizierungsdokumente. Dazu gehören unter Anderem EU-Lizenzen, Versicherungsnachweise oder Erklärungen zur Einhaltung des Mindestlohns. 

Meistens wird der Qualifizierungsprozess manuell per E-Mail durchgeführt. Spediteure senden Zertifikate, die von den Spediteuren überprüft werden, bevor sie als qualifiziert für eine Zusammenarbeit angesehen werden können. Wenn man bedenkt, dass sowohl ein Spediteur als auch ein Spediteur mehrere Geschäftskontakte haben können, kann der Qualifizierungsprozess zeitaufwendig und fehleranfällig sein.

Welche Rolle spielt sie?

Das Qualifizierungsmanagement spielt eine wesentliche Rolle im täglichen Logistikbetrieb, da es einer der ersten Kontaktpunkte bei der noch jungen Zusammenarbeit ist. Der rechtzeitige Informationsaustausch und die anschließende Qualifikationsgenehmigung führen zu einem erfolgreichen Abschluss eines Transportvertrages. Verzögerungen in der Logistik können negative Auswirkungen auf den gesamten Betrieb haben und zu Zeit- und Geldverlusten führen. Deshalb ist es wichtig, Arbeitsabläufe zu optimieren und den Zeitaufwand für Routineverfahren, wie die Qualifizierung eines Transporteurs, zu minimieren. 

Wie ist der aktuelle Stand des Qualifikationsmanagements in der Logistikbranche?

Wie bereits erwähnt, ist das Qualifikationsmanagement aufgrund der Routine der Verfahren und der ineffizienten Kommunikationsmittel langsam, zeitaufwendig und fehleranfällig. Qualifizierungsanfragen, Vorlage der Dokumente und Genehmigungen erfolgen in der Regel per E-Mail-Kommunikation. Spediteure müssen dafür sorgen, dass die Daten der Transportunternehmen gesammelt und gespeichter werden. Auf der anderen Seite müssen sensible Daten gespeichert werden und zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Informationen in Betracht gezogen werden. 

Die Transporteure auf ihrer Seite müssen proaktiv reagieren und ihre Qualifikationsunterlagen mehrfach bei verschiedenen Spediteuren einreichen. Spediteure verlangen mal mehr, mal weniger Nachweise von den Transportunternehmern, was bedeutet, dass der Qualifizierungsprozess individuell angepasst werden muss. Selbst wenn die Zertifikate der Transportunternehmer auf nur einem Schreibtisch des verantwortlichen Mitarbeiters liegen, nimmt die monotone Qualifizierung viele Arbeitsstunden in Anspruch. Darüber hinaus führt dies zu Blockaden und Verzögerungen beim Start einer Transportvereinbarung. Auch ist es nötig, dass Spediteure eine zentrale Speicherung der Kontaktdaten und Ansprechpartner für Transportunternehmer, sowie den Stand der Qualifizierung in Erwägung ziehen. 

Vorstellung von TrustedTrucks

TrustedTrucks ist die erste Qualifizierungsmanagement-Lösung, die auf den Markt kommt. Unsere Lösung ermöglicht Transporteuren und Spediteuren, sich besser miteinander zu verbinden und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen, die Ihr Unternehmen wachsen lassen. Im Wesentlichen reduziert die Lösung ‘TrustedTrucks’ den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten am Qualifizierungsprozess. Durch die Digitalisierung eines zuvor manuellen Prozesses können Logistikfachleute ihren Fokus auf wichtigere Aufgaben lenken, so wie die Sicherstellung einer schnellen Lieferung oder die Suche nach neuen Geschäftsmöglichkeiten, welche nachaltige Einnahmen generieren können. 

Wie funktioniert TrustedTrucks? 

Mit TrustedTrucks haben wir ein Netzwerk geschaffen, in dem Transporteure und Spediteure über einzigartige Firmenprofile verfügen, die ihre Firmeninformationen und wichtige Unterlagen enthalten. Diese Profile dienen als eine moderne und digitale Visitenkarte, mit der Transporteure und Spediteure auf Knopfdruck wichtige Informationen untereinander austauschen können. 

Um zu erklären, wie TrustedTrucks im wirklichen Leben funktioniert, nehmen wir Alex als Beispiel. 

Alex ist ein Logistikunternehmer, er betreibt ein kleines Transportunternehmen in Göttingen, Deutschland, wo er eine Flotte von 7 Lastwagen besitzt. Seit Alex sein Unternehmen im Jahr 2018 gegründet hat, hat er mit vielen Frachtunternehmen wie Zufall und Schenker, um nur einige zu nennen, zusammengearbeitet. Normalerweise hat jeder Spediteur, mit dem Alex zusammenarbeitet, unterschiedliche Anforderungen die Alex erfüllen muss, bevor ihm ein Auftrag erteit wird. 

Diese Anforderungen können von der Vorlage einer EU-Lizenz bis zum Nachweis einer Versicherung oder dem Nachweis reichen, dass Alex seinen Mitarbeitern den geforderten Mindestlohn oder mehr zahlt. Obwohl dies ein ziemlich unkompliziertes Verfahren zu sein scheint, handelt es sich in Wirklichkeit um eine manuelle Aufgabe, die oft wiederholt werden muss, auch wenn Alex schon einmal mit dem Spediteur zusammengearbeitet hat.

Es ist ein Verfahren, das kostbare Zeit in Anspruch nimmt. Der übliche Qualifizierungsprozess läuft über E-Mail, wo sich die Bearbeitungszeit in der Regel in die Länge zieht, da die Leute versuchen, bestimmte E-Mails in ihren überladenen Postfächern zu finden oder einen Stapel von Anhängen zu sichten und versuchen, die Gültigkeit jedes Dokuments zu überprüfen. In einigen Fällen werden auch physische Dokumente verschickt. 

Hier kommt TrustedTrucks ins Spiel und räumt auf. Und so würde es funktionieren.  

Alex besucht trustedtrucks.com und erstellt erfolgreich sein eigenes TrustedTrucks-Carrier-Profile, komplett mit seinen Qualifikationsunterlagen. Sobald Alex sein Profil hat, kann er das TrustedTrucks Netzwerk bitten, sein Profil zu überprüfen. 

Ein Mitglied des Netzwerks wird sein Profil einsehen und die Gültigkeit seiner Qualifizierungsdokumente überprüfen, sobald seine Qualifikationen überprüft worden sind, ist Alex bereit, mit jedem im Netzwerk zu arbeiten. Das würde in der Praxis wie folgt laufen: Alex würde sein Profil erstellen, danach die Liste von Spediteuren durchsuchen und einen von ihnen bitten, sein Profil zu qualifizieren. Der ausgewählte Spediteur würde dann per E-Mail einen einfachen Link zu Alex' Profil erhalten. Der Link führt den Spediteur Überprüfung der Qualifikation, wo der Spediteur die Qualifikationsunterlagen von Alex durchsehen wird. 

Der Spediteur gibt Alex dann entweder grünes Licht oder bittet darum, dass die Dokumente aktualisiert werden. Sobald Alex sich qualifiziert hat, muss er diesen Prozess nicht noch einmal durchlaufen. Er kann einfach beantragen, mit einem Spediteur zusammenzuarbeiten. Der Spediteur kann dann das Profil von Alex einsehen, das seine bereits überprüften Qualifikationsunterlagen sowie eine Liste seiner wichtigsten Fähigkeiten enthält. Der Spediteur braucht keine Zeit damit zu verbringen, Alex zu qualifizieren, da Alex' Profil bereits qualifiziert wurde, und zwar durch ein Mitglied des TrustedTrucks-Netzwerks. 

Was vereinfacht TrustedTrucks? 

TrustedTrucks erleichtert es Transportunternehmern, ihre Qualifizierungsdokumente bei Spediteuren einzureichen, mit denen sie zusammenarbeiten möchten. Für Spediteure wird die Verwaltung der Qualifikationsdokumente der Vielzahl an Transportunternehmern vereinfacht, da die Qualifikationen sicher und verschlüsselt gespeichert und verwaltet werden. 

Wenn der Transportunternehmer eine Aktualisierung seiner Qualifikationen vornimmt, muss er das aktualisierte Qualifizierungsdokument nicht an jeden einzelnen Spediteur senden, mit dem er zusammenarbeitet. Stattdessen kann der Transporteur einfach das Qualifizierungsdokument auf seinem TrustedTrucks-Profil aktualisieren, indem er das neue Dokument hochlädt. Jeder Spediteur, mit dem der Transporteur auf TrustedTrucks verknüpft ist, wird automatisch über die Aktualisierung in Kenntnis gesetzt und kann unmittelbar nach der Aktualisierung auf die aktuellen Dokumente des Transportunternehmers zugreifen.  

Welche Funktionalitäten bietet TrustedTrucks?

Wie bereits erwähnt, ist die Hauptfunktion von TrustedTrucks die Qualifizierungslösung. Wir arbeiten derzeit daran, einige weitere nützliche Funktionen wie ein Adressbuch und eine kontaktlose Abliefernachweis-Anwendung einzubauen. Die Adressbuchfunktion erleichtert die Kommunikation zwischen Transporteuren und Spediteuren. Das TrustedTrucks-Adressbuch ist eine raffinierte kleine Funktion, die es den TrustedTrucks-Mitgliedern ermöglicht, Kontakte zu bevorzugen, mit denen sie häufig zusammenarbeiten. Es bietet schließlich auch eine einfache Möglichkeit für Transporteure oder Spediteure, auf Informationen über einen aktuellen Auftrag mit einem bestimmten Kontakt zuzugreifen.

Die Adressbuchfunktionen erleichtern die Kommunikation zwischen Spediteuren und Frachtführern. Das TrustedTrucks-Adressbuch ist eine raffinierte kleine Funktion, die es den TrustedTrucks-Mitgliedern ermöglicht, Kontakte zu bevorzugen, mit denen sie häufig zusammenarbeiten. Es bietet schließlich auch eine einfache Möglichkeit für Spediteure oder Frachtführer, auf Informationen über einen aktuellen Auftrag mit einem bestimmten Kontakt zuzugreifen.

Die Funktion des kontaktlosen Zustellnachweises (Contactless Proof of Delivery, POD) wurde geschaffen, um Spediteuren zu helfen den Empfänger, Kunden und sich selbst zu schützen. Es versteht sich von selbst, dass Sars-Cov-2 die Art und Weise, wie unsere Branche arbeitet, verändert hat und weiterhin verändert. In vielerlei Hinsicht drängt es uns schneller als geplant in eine digitale Zukunft. Unsere Möglichkeit der kontaktlosen Zustellnachweise ist ein Ergebnis dieses digitalen Vorstoßes. Die Lösung funktioniert durch die Erfassung von Fotos, die die Übergabe und Zustellung der Lieferung vom Transporteur zum Empfänger belegen. Die Fotos enthalten wichtige Metadaten wie das Datum, die Zeit und den Ort der Zustellung. Diese Informationen werden im TrustedTrucks-Netzwerk gespeichert und können auf Anfrage allen an der Lieferung Beteiligten zur Verfügung gestellt werden. 

Ein weiterer Vorteil unserer kontaktlosen POD ist, dass sie den Spediteuren hilft, schneller bezahlt zu werden. Dank der Tatsache, dass die Lieferung ab dem Zeitpunkt der Zustellung des Pakets nachweisbar ist, können Transporteure diesen vertrauenswürdigen Zustellnachweis als Bestätigung für ihre Kunden verwenden, welcher dann die Zahlung für den Auftrag veranlassen kann. 

Welche Auswirkungen hat die Nutzung von TT für die Teilnehmer des Netzwerks? 

Transporteure haben die Freiheit, sich auf die Bereitstellung des bestmöglichen Service zu konzentrieren und gleichzeitig die neuesten technologischen Innovationen zu nutzen, um neue Möglichkeiten zu erreichen und ihre Geschäfte wie die der Profis auszubauen.

Transporteure können die Sicherheit Ihrer Kunden gewährleisten und ihre Teams und Kunden an erste Stelle stellen. Transporteure können sich sogar schneller bezahlen lassen. 

Transporteure und Spediteure haben auch die Möglichkeit, ihre Unternehmen in die Logistik der Zukunft zu führen, indem sie ihre digitalen Fähigkeiten ausbauen. Sie sind in der Lage, ihre administrativen Aufgaben im Griff zu behalten und ihre Kontakte problemlos zu verwalten.

Erfahrungsberichte von Nutzern 

"Es ist einfach zu bedienen, es ist sehr klar. Alle Schritte sind sehr selbsterklärend" - Quentin Transporte und Baustroffe GmbH

"Wir konnten unsere vertrauenswürdigen Logistikpartner-Netzwerke erfolgreich auf einer digitalen Plattform konsolidieren und die Kundennachfrage schnell erfüllen" - Friedrich Zufall GmbH & Co

Was kommt als nächstes?

Wir konzentrieren uns darauf, unsere Community zu vergrößern und unser Netzwerk auf die Wünsche unserer Community zuzuschneiden. Wenn es etwas gibt, das Sie gerne auf TrustedTrucks sehen würden, dass Ihnen dabei helfen würde bessere Leistungen zu erbringen und Ihre Ziele schneller zu erreichen: Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören. 

Sie können uns erreichen unter contact@trustedtrucks.eu alternativ können Sie uns auch auf unseren Social Media-Kanälen eine Nachricht senden.