Das Qualifikationsmanagement in der Logistik beschreibt die rechtlichen Verfahren und den Papierkram zwischen Spediteuren und Transportunternehmen. Spediteure müssen die EU-Vorschriften in der Logistik einhalten. Deshalb müssen Sie nachweisen und sicher sein, dass alle ihre Logistikpartner (Spediteure und Transportunternehmen) die Gesetze und Vorschriften einhalten. In der Regel verlangen Spediteure von potenziellen Transportunternehmen die Vorlage so genannter Qualifikationsdokumente. Dazu gehören EU-Lizenzen, Versicherungsbescheinigungen oder Mindestlohnerklärungen und so weiter. Jeder Spediteur kann zusätzliche Dokumente verlangen, z. B. eine Bestätigung, dass alle Fahrer legal beschäftigt sind.
Was sind die üblichen Herausforderungen bei der Verwaltung von Qualifikationen?
1. Manuell, zeitaufwändig und fehleranfällig
Die Disponenten müssen die Qualifikationsdokumente manuell überprüfen, was Zeit kostet und oft zu Fehlern führen kann.
2. Kein einziger Ort, an dem die Daten zur Einhaltung der Vorschriften für Lieferanten gespeichert werden
Selbst wenn sich alle Disponenten des Speditionsunternehmens darauf geeinigt haben, Dokumente auf einem gemeinsamen Laufwerk oder in einer internen Datenbank zu speichern, sind diese Speicherorte nur begrenzt in der Lage, diese Dokumente zu verwalten.
3. Kompliziertes Verfahren für Änderungsanträge
Wenn ein Disponent einen Tippfehler oder fehlende Informationen im Qualifizierungsantrag eines Transportunternehmens bemerkt, muss er eine E-Mail an das Transportunternehmen schicken oder dort anrufen, um Änderungen vorzunehmen.
4. Gleichgewicht zwischen schneller Auftragsabwicklung und Compliance
Zeit ist Geld in der Logistik und je schneller ein Disponent einen Auftrag an ein Transportunternehmen vergibt, desto schneller wächst das Speditionsunternehmen. Allerdings ist es nicht immer möglich, Transportunternehmen schnell genug zu qualifizieren, so dass Aufträge möglicherweise nur an teilweise qualifizierte Transportunternehmen vergeben werden. Dies kann schließlich zu Compliance-Problemen innerhalb des Unternehmens führen.
Wie kann die Digitalisierung des Qualifizierungsprozesses helfen?
Die digitale Verwaltung von Qualifikationen ist sowohl für Transportunternehmen als auch für Spediteure von Vorteil. Transportunternehmen können ihre Lizenzen und erforderlichen Dokumente in der Cloud speichern und diese bei Bedarf einfach an Spediteure senden. Spediteure können alle ihre Lieferantenqualifikationen von einem einzigen Ort aus verwalten und auch neue Subunternehmer mit einem einfachen Qualifizierungsworkflow einbinden und ihre Qualifizierungsdokumente ebenfalls auf TrustedTrucks speichern.
Dennoch gibt es gängige Lösungen wie GoogleDrive oder Microsoft OneDrive oder andere Cloud-Laufwerke, die keine Verwaltungsfunktionen bieten und nur als Speicherort dienen.
Wie verwaltet man Qualifikationen auf TrustedTrucks?
Die Plattform ermöglicht es Nutzern, Qualifikationsdokumente auf eine sichere Weise hochzuladen, auf die nur berechtigte Parteien zugreifen können. Die Daten gehören dem Eigentümer und nur dieser entscheidet, mit wem er Sie teilen möchte.
Transportunternehmen können auf TrustedTrucks ihre Unternehmensinformationen und Qualifikationsdokumente hochladen und diese Informationen mit den von ihnen ausgewählten Speditionsunternehmen teilen. Transportunternehmen können Dokumente auch über einen gesicherten Link an Spediteure außerhalb der TrustedTrucks-Plattform senden. Das macht den Qualifizierungsprozess einfacher und schneller.
Spediteure auf TrustedTrucks können Qualifikationsdokumente von mehreren Transportunternehmen erhalten. Benutzer können ein Dashboard mit qualifizierten Transportunternehmen einsehen und sicherstellen, dass Sie nur mit lizenzierten Subunternehmern zusammenarbeiten.
Was sind weitere Vorteile der Verwaltung von Qualifikationen auf TrustedTrucks?
1. Alles an einem Ort
Alle Qualifikationsdokumente befinden sich an einem Ort und sind vor Datenlecks geschützt.
2. Benachrichtigungen über das Auslaufen von Dokumenten
Die Benutzer erhalten Benachrichtigungen über ablaufende Dokumente, damit alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.
3. Schnelle Änderungsanfragen
Die Benutzer können zusätzliche Dokumente anfordern oder Änderungen beantragen, um Qualifikationsdaten erneut einzureichen.
4. Änderungshistorie
Die Benutzer können jederzeit die Historie einsehen, beginnend mit der Einreichung der Qualifikation und endend mit der Genehmigung.
Wie kann Ihr Unternehmen von der Verwaltung von Qualifikationen auf TrustedTrucks profitieren?
Als Speditionsunternehmen müssen Sie die staatlichen Vorschriften einhalten und nur mit qualifizierten Transportunternehmen zusammenarbeiten. Sie müssen alle Informationen und Lizenzen eines Transportunternehmens überprüfen, bevor Sie einen Transportauftrag erteilen. Mit TrustedTrucks können Sie die Qualifikationen von Trasnportunternehmen an einem einzigen Ort verwalten. Die Disponenten sparen Zeit bei der manuellen Qualifizierung und können Aufträge schneller bearbeiten. Die Compliance-Abteilung wird sich freuen, denn Sie haben immer den Nachweis, dass Sie mit qualifizierten Trasnportunternehmen arbeiten und können so Ihr Risiko und Ihre Versicherungsprämien senken. Außerdem hat Ihr Speditionsunternehmen Zugang zu einem Pool qualifizierter Transportunternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten können.
Für Spediteure
Verwalten Sie alle Ihre Lieferantenbeziehungen effizient und an einem Ort. Sparen Sie Ihrem Unternehmen Zeit und Geld, und bedienen Sie Ihre Kunden besser.
Für Transporteure
Geben Sie Ihren Disponenten Werkzeuge an die Hand, die die Produktivität steigern. Steigern Sie Ihre Gewinne auf bestehenden Märkten und erschließen Sie Umsatzpotenziale auf neuen Märkten.
1. Erstellen Sie Ihr Profil
2. Geeignete Transporteure oder Spediteure finden
3. Bauen Sie stabile und vertrauensvolle Beziehungen auf
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